L’information est un bien précieux pour toute entreprise. C’est pourquoi l’externalisation de la gestion des documents est, plus qu’une recommandation, une action obligatoire pour en assurer la sécurité, l’intégrité et la préservation.
Surtout si l’on considère les risques physiques et numériques auxquels ils sont exposés au quotidien et le développement croissant de lois plus strictes sur la protection des données dans le monde.
Dans l’article suivant, nous allons examiner de plus près les 5 raisons d’externaliser les archives d’entreprise.
Un meilleur contrôle des archives
L’externalisation permet aux entreprises d’avoir un meilleur contrôle sur des archives qui sont autrement très difficiles et coûteuses à réaliser. Surtout lorsque le volume de données commence à devenir considérable.
En outre, il permet également d’établir des critères d’accès à certains dossiers et un registre de traçabilité des personnes qui ont été en contact ou en possession de tout document.
Les entreprises d’externalisation d’archives disposent d’un personnel spécialisé dans l’organisation, la classification et la gestion des documents et disposent d’espaces équipés de contrôles de sécurité stricts et des dernières technologies.
Protection contre tout incident ou vol
En lien avec le point précédent, l’externalisation de la gestion des données est un autre moyen de se protéger contre tout incident tel qu’un incendie, une inondation ou un vol.
Il est difficile pour une PME ou même une grande organisation de mettre en place des mesures de protection pour assurer la sécurité physique de la documentation.
Les systèmes d’alarme, de détection et d’extinction des incendies ou de surveillance ne sont pas toujours suffisants.
Si l’on compare le stockage interne à celui qui a lieu dans un centre construit spécifiquement pour offrir un service de protection et de conservation des documents, les différences sont évidentes.
Ce type de société est muni de rayonnages métalliques conformes à la norme Eurocode 3, entrepôts séparés par des murs épais et des portes coupe-feu avec un accès restreint aux zones de stockage avec identification unique, bunkers blindés avec détecteurs sismiques, lecteurs biométriques, et ce ne sont là que quelques-unes des mesures présentes dans leurs installations.
Accès rapide à la documentation
Associée à un meilleur contrôle de la documentation, l’externalisation de la gestion des dossiers facilite l’accès rapide à toute information.
Cela évite le chaos et le temps perdu à rechercher un document perdu ou mal classé. Imaginez, par exemple, le dossier médical d’un patient ou les titres de propriété d’un bien immobilier. Ils ne sont généralement pas demandés très souvent, mais lorsqu’ils sont requis, ils le sont souvent de manière urgente.
Si chaque rapport est correctement encodé dans une base de données, il ne faut que quelques minutes pour le localiser, enregistrer sa sortie et le livrer à la personne qui l’a demandé, physiquement ou numériquement, selon le service contracté.
Réduction des coûts de stockage
La réduction des coûts est un objectif présent dans toute organisation. Dans ce cas, l’externalisation de la gestion des archives permet de réduire les coûts associés.
Par exemple, il évite de devoir louer un espace pour le stockage des fichiers ou d’acheter des dispositifs de sécurité pour les protéger.
En externalisant, tous ces problèmes sont résolus et nous pouvons allouer ce budget ou cet espace à d’autres fins, comme la création d’espaces de repos ou de loisirs pour les employés, de salles de réunion, de salles de formation, etc.
Assurance sur la sécurité des informations de l’entreprise et des clients
Comme nous l’avons souligné au début, l’information est un bien précieux et une utilisation inappropriée peut coûter une somme d’argent importante, voire la réputation et le prestige de l’entreprise concernée.
Face à cela, l’externalisation garantit la préservation de la documentation, mais gère aussi le temps maximum imparti à sa conservation.
Une fois qu’il a été dépassé, l’entreprise est obligée de procéder à une destruction confidentielle. C’est pourquoi, les entreprises d’archives fournissent non seulement des services de gestion de documents, mais aussi de garde et de destruction confidentielles.