Kanban est une méthode de la philosophie de la production allégée qui gère et traite visuellement le workflow, de sorte que les activités en attente ne s’accumulent pas et que l’efficacité ou le flux de travail soit maximisé.
L’application de cet outil se traduit par une réduction de la durée d’un projet, ce qui signifie que l’intervention de chaque travailleur ou membre de l’équipe est également réduite. Elle a permis la naissance de d’autres cadres de méthodologies comme Scrum.
Cette méthode peut être appliquée à presque tous les types d’industrie, ce qui a permis à cette méthodologie de devenir de plus en plus populaire et utilisée par tous les types d’équipes et d’entreprises.
Voyons la mise en place du workflow Kanban.
Qu’est-ce que le workflow kanban ?
Le workflow Kanban est une séquence de tâches et d’activités qui traite un ensemble de données depuis le début d’une tâche jusqu’à son achèvement. Les flux de travail existent dans tous les types d’entreprises et d’industries. Chaque fois que des données sont transmises entre des travailleurs et/ou des systèmes, cela déclenche ce que l’on appelle un flux de travail.
Comment mettre en place le workflow Kanban ?
La visualisation du workflow est une étape cruciale pour le succès de l’équipe et constitue l’aspect le plus important de la méthode Kanban.
Créer une carte à partir de rien, d’un processus, peut sembler une tâche compliquée, surtout dans l’environnement de travail, qui implique généralement de nombreux aspects et acteurs.
Plusieurs étapes simples sont nécessaires pour réaliser l’exercice de visualisation du workflow correspondant afin de commencer la mise en œuvre d’un modèle Kanban.
Identifier la chaîne de valeur
Il faut d’abord identifier et connaître le point de départ et le point d’arrivée du processus. Les opérations commerciales peuvent impliquer plusieurs processus interdépendants. Il est donc important de déterminer sur lequel de ces processus le système Kanban se concentrera initialement.
Il est important de se concentrer sur les étapes du processus qui apportent une valeur ajoutée lors du démarrage et de l’achèvement d’un travail.
Il est important de tenir compte du fait que dans tout processus, il y aura toujours une série d’activités qui ajoutent ou augmentent la valeur, rendant ainsi le produit final de plus grande valeur, qualité et prix.
Déterminer l’étendue des tâches
Bien qu’il n’y ait pas de règle définie, l’idéal est que le workflow soit suffisamment gérable et centré sur le travail et les objectifs d’une équipe spécifique.
Une fois la chaîne de valeur assemblée, il est nécessaire de préciser quelle phase en sera le protagoniste afin de la visualiser sur un tableau Kanban.
L’objectif de ce processus est de déterminer quelles fonctions seront incluses dans le produit ou le service que vous décidez de construire.
Pour l’identification, il est nécessaire de travailler à partir du concept de fonctionnalités ou de résumés d’idées, d’entretiens avec des utilisateurs et de demandes de fonctionnalités émanant de clients réels.
À partir de cette phase, il est possible de créer deux systèmes Kanban dans lesquels la portée tourne autour des objectifs. Un système sert à déterminer les activités et les caractéristiques qui font partie du service et l’autre sert à créer la caractéristique dans le service.
Transposer les étapes du workflow en colonnes sur un tableau
Les entrées et les sorties qui ont été identifiées dans la première étape de cet exercice de visualisation du workflow sont indispensables pour énumérer les étapes du processus. Ces entrées représenteront les tâches en attente dans le flux de travail Kanban.
Pour générer un tableau Kanban, qu’il soit standard ou électronique, faites un tableau divisé en colonnes (chaque colonne étant pour chaque étape du flux de travail) et placez le nom de chaque étape en haut des colonnes.
Choisissez un modèle de carte pour chaque type d’emploi
Une fois que vous connaissez les éléments qui composent les étapes du flux de processus, il est temps de les placer sur votre tableau Kanban.
Ensuite, vous sélectionnez les informations essentielles pour une carte et pour chaque type de travail.
Vous sélectionnez également les étiquettes qui conviennent à votre équipe pour indiquer les éléments sur lesquels vous devez commencer à travailler et le moment où le travail est terminé pour ces éléments.
Vous pouvez également rendre les flux de travail plus spécifiques et avoir des sous-étapes au sein d’une étape du processus.
Placement des éléments de travail sur les cartes Kanban
Pour cette étape, utilisez les cartes de couleur et remplissez-les d’activités. Les cartes sont ensuite placées dans les colonnes du tableau en fonction de l’étape du travail et dans les colonnes, elles sont triées par priorité. De cette façon, les priorités et les urgences sont identifiées à chaque étape.
Suivre le flux de travail et revoir le processus périodiquement
Maintenant que le tableau Kanban est prêt, il est temps de mettre le workflow en pratique. Il est temps de laisser les tâches se diriger vers le tableau Kanban, puis d’examiner les résultats obtenus.
Le tableau permettra de voir les véritables capacités des membres de votre équipe à chaque étape du processus et aidera à mieux gérer le flux de travail. Il vous donnera également un aperçu du calendrier et de la portée de vos processus afin de mieux gérer le flux de travail. Sur la base des résultats, des modèles d’amélioration des processus peuvent être conçus pour faire évoluer et changer le flux de travail d’une entreprise au fil du temps.
Cette dernière étape comprend également une évaluation régulière du processus et une amélioration continue.