L’existence d’une société, qu’elle soit petite ou grande, est ponctuée de bons et de mauvais jours, de choix et de moments charnières qui doivent être abordés avec prudence.
À cet égard, le déménagement est probablement la manœuvre la plus complexe à réaliser.
En outre, quelle qu’en soit la cause, le déménagement du siège d‘une entreprise est un moment délicat qui nécessite une organisation minutieuse pour se transformer en une véritable chance de développement et de succès.
Ainsi, plus l’organisation est grande, plus la planification et la préparation sont nécessaires. Voici donc comment s’y prendre pour organiser le déménagement de votre entreprise.
Organiser un déménagement d’entreprise : choisir le déménageur
La sélection d’une société de déménagement est cruciale. Il convient de confronter les différentes propositions le plus tôt possible, puisque la décision doit être prise approximativement trois mois avant le déménagement.
Choisissez trois entreprises spécialisées dans le déménagement d’entreprises et qui ont fait leurs preuves. En effet, une bonne entreprise de déménagement doit satisfaire aux exigences suivantes :
- En tant que spécialiste de la planification, elle pourra vous assister tout au long du processus de déménagement (élaboration d’un cahier des charges et d’un rétroplanning, estimation des besoins sur place, prévision des difficultés, etc.).
- L’entreprise peut prendre en charge les limites de la planification à la mise en place, y compris la gestion, afin de réduire les arrêts et les interruptions de fonctionnement de l’activité.
- L’entreprise doit comprendre comment surveiller le transfert d’équipements particuliers, tels qu’un ensemble de machines informatiques, une ligne de fabrication, des archives, etc.
- Avoir un rendement est important lorsqu’il s’agit d’emballer, d’étiqueter, de désassembler et réassembler des meubles, et d’analyser les limites d’accès.
- L’entreprise doit être disponible et attentive tous les jours, et ce, afin de minimiser l’effet du déménagement sur votre entreprise.
Avant de prendre votre décision, vous devez examiner attentivement les propositions des entreprises de déménagement, en accordant une attention particulière à leurs offres concernant le transport des ordinateurs et des meubles, ainsi que le stockage provisoire. Découvrez les tarifs pour la location d’un box professionnel pour vous donner une idées des coûts pratiqués.
Le déménagement correspond à près de 15 % du coût total de la réinstallation de votre lieu de travail, le rapport qualité/prix doit aussi orienter votre décision. En prospectant le plus tôt possible, vous avez la possibilité de réaliser des économies tout en maintenant un haut niveau de qualité de service.
Assistez votre personnel lors du déménagement de votre entreprise
Le côté humain d’un déménagement de société est tout aussi vital que le côté pratique. Ainsi, il est indispensable de prévenir vos salariés et vos représentants du personnel le plus tôt possible pour que tout le monde puisse avoir le temps de se consacrer à une réorganisation physique et morale de la société.
Un déménagement peut susciter des réactions favorables, mais également des réserves, des inquiétudes ou de l’opposition.
Le soutien des membres de votre équipe est donc fondamental pour les convaincre de bien vouloir adhérer au changement. Soyez confiant en discutant de vos plans et en les intégrant à ceux-ci : organisez une tournée des nouveaux bureaux, considérez leurs recommandations en matière d’aménagement, etc.
L’essentiel est de les faire travailler ensemble pour créer un environnement agréable