La préparation de tels événements apporte son lot de stress et d’imprévus… Cependant, un séminaire d’entreprise peut avoir un impact profond et positif sur les employés.
C’est une excellente occasion de faire vivre les valeurs de l’entreprise. Créez une proximité entre la direction et les employés et transmettez des messages inspirants.
Alors comment organiser votre séminaire d’entreprise, comment faire en sorte que tout se passe bien ?
Si chaque séminaire est différent, il existe certaines méthodes et règles de préparation et de communication qui permettent d’éviter les frayeurs.
Le thème du séminaire
Déterminez le fil conducteur. Le fait d’avoir un thème défini garantit que chaque idée que nous examinons est cohérente et conforme à la culture de l’entreprise.
Etre assisté d’employés motivés
Pourquoi ne pas impliquer les plus motivés ? Ils deviendront la force motrice de l’événement et réduiront la pression sur vos épaules.
Vous pouvez proposer la co-organisation de l’événement aux employés que vous sélectionnez.
Vous pouvez aussi faire une annonce interne pour voir qui veut vous rejoindre ! Pratique lorsque vous ne connaissez pas tous les employés et qu’ils sont répartis sur plusieurs départements.
Temps pour l’organisation du séminaire d’entreprise
Adaptez également votre événement au nombre de collègues disponibles pour travailler sur le projet… Il s’agit d’une mission à temps plein, elle ne peut pas être une tâche de week-end.
Combien de personnes seront présentes ?
Réfléchissez à une date qui corresponde au calendrier de la direction et de la grande majorité des employés. Le message de l’événement devra être communiqué en interne (et régulièrement), afin que chacun ait le temps de s’organiser.
Etablir un budget prévisionnel
En fonction de vos ambitions, de nombreuses entreprises allouent entre 40 000 et 70 000 euros pour un événement de 300 personnes !
Certains dépensent en moyenne 148 euros par invité. Ne promettez pas monts et merveilles avant de l’avoir fait valider par la direction, pour éviter toute déception.
Choisir le lieu du séminaire d’entreprise
Pour organiser un séminaire d’entreprise, vous avez besoin d’un lieu approprié. Trop petit est inconfortable, trop grand peut sembler vide, votre budget est limité, pourquoi ne pas demander à certains employés de décorer l’espace en fonction du thème du séminaire ?
Planifiez-le avec eux en créant une section dédiée dans votre outil de communication interne.
Notre conseil est d’impliquer le personnel en lui demandant son avis sur le choix du lieu, afin qu’il se sente impliqué dans l’événement ! Si vous souhaitez organiser sur la capitale, nous proposons des lieux atypiques sur Paris pour un séminaire.
Avec un outil d’enquête, vous pouvez, par exemple, proposer trois lieux qui correspondent à vos souhaits. Et ensuite, c’est à eux de voter pour leur préféré !
Activités et animation pendant le séminaire d’entreprise
Une fois que cela sera plus clair, vous aurez la possibilité de créer des liens, des souvenirs forts, de l’expérience et même une formation efficace ! Vous pourrez trouvez des idées d’activités de team building dans cet article.
Vous pouvez organiser une chasse au trésor, des activités sportives, un jeu de piste, etc. Mais vous devez également amener vos employés à penser à la coopération et à la communication.
De quoi avez-vous besoin pour égayer l’atmosphère ? Photocall, scène, équipement de karaoké, etc.
Partez d’un point de référence, essayez la nourriture et l’équipement. N’oubliez pas que les fournisseurs font partie de votre séminaire.
Communication autour de l’événement
Surtout, n’oubliez pas la communication interne. Créez un calendrier éditorial pour vous assurer que toutes les informations parviennent à tous les employés :
- 4 mois à l’avance, annoncez l’événement de manière un peu mystérieuse, sans donner trop de détails pour éveiller la curiosité !
- Ensuite, partagez régulièrement des informations supplémentaires afin qu’ils aient l’événement en tête et toutes les informations nécessaires à portée de main.
- En postant à la même heure chaque semaine, nous créons un lieu de rencontre pour les employés. Impatient d’en savoir plus sur l’événement dans l’outil de communication interne !
- De même, lorsque vous envoyez les invitations, n’hésitez pas à faire de nombreux rappels (vous pouvez même coller le prospectus de l’événement en permanence sur le tableau d’affichage).
Simuler le séminaire pour être bien préparé
L’organisation d’un séminaire d’entreprise nécessite une grande capacité d’anticipation et d’adaptation !
Les événements imprévus sont inévitables. Il est donc impératif d’avoir un plan B .
Pour combattre le stress et identifier les lacunes, vous pouvez répéter, notamment les présentations, devant les autres organisateurs.
Notre conseil est avant tout de travailler ensemble. Il est important de bien communiquer et de partager entre tous les organisateurs et fournisseurs les informations nécessaires au bon déroulement de l’événement.
Donnez également à une personne le rôle de coordinateur.