Découvrez comment créer un serveur vocal interactif avec ses avantages pour votre entreprise.
Pourquoi créer un serveur vocal interactif ?
Créer un serveur vocal interactif (SVI) présente de nombreux avantages, en particulier pour améliorer la relation client et optimiser l’efficacité des communications téléphoniques.
En gérant automatiquement les appels entrants, le SVI limite le nombre d’interlocuteurs et réduit ainsi les temps d’attente souvent longs lors des transferts d’appels.
De plus, grâce à son interface homme-machine et à sa capacité d’adaptation croissante, le serveur vocal interactif s’inscrit dans le domaine en plein essor de la communication assistée, à l’instar des chatbots. Les entreprises peuvent ainsi profiter de nombreuses perspectives d’amélioration, d’adaptation et d’application.
L’un des principaux avantages du SVI est sa capacité à traiter l’intégralité des appels entrants, offrant ainsi la possibilité de fournir aux appelants des informations diverses telles que les derniers changements, les promotions et les événements à venir.
Sur le plan marketing, cette technologie de communication permet également de collecter des données clients précieuses, pouvant être partagées en interne pour améliorer les offres et les services.
En configurant un SVI personnalisé, vous améliorez non seulement l’accueil des appelants, mais aussi l’ergonomie de votre interface téléphonique, contribuant ainsi à renforcer l’image de votre entreprise.
En réduisant les temps d’attente et en facilitant les échanges et les communications, vous diminuez la frustration des interlocuteurs, gagnant ainsi leur temps et leur satisfaction, tout en optimisant vos propres processus.
Le SVI offre également des fonctionnalités avancées qui enrichissent l’expérience de self-service. Par exemple, grâce au SVI visuel, les clients peuvent naviguer à travers des menus visuels et contacter rapidement des agents si nécessaire. Cette technologie permet également d’offrir une synthèse vocale dans plusieurs langues pour les appels entrants et sortants. Ainsi, les clients bénéficient d’expériences fluides et adaptées à leurs besoins.
En évitant aux clients d’écouter de longues séries d’options de menu, le SVI leur permet de gagner du temps en sautant les étapes qui ne leur sont pas nécessaires.
De plus, les interruptions d’appels sont moins fréquentes lorsqu’un tel système est en place, et les clients ont la possibilité d’être rappelés en cas de temps d’attente trop long. Grâce à l’acheminement vers les agents les plus compétents, les clients sont assurés d’obtenir les réponses qu’ils recherchent à chaque fois.
Dans un contexte où l’utilisation des smartphones est en constante augmentation, il est essentiel pour les marques d’offrir un service client optimisé pour les appareils mobiles.
Le SVI se révèle particulièrement adapté aux clients en déplacement, qui peuvent demander une assistance même lorsqu’ils se trouvent en magasin. Ainsi, le SVI contribue à stimuler les ventes, car les clients potentiels sont davantage incités à effectuer un achat lorsque leurs questions sont traitées de manière efficace.
Outre les avantages pour les clients, le SVI permet également aux agents de libérer leur potentiel. En acheminant les clients vers les agents les plus qualifiés
Mise en place d’un serveur vocal interactif
Personnalisez votre numéro d’appel pour refléter votre image de marque
Le choix du numéro d’appel est crucial pour donner une première impression positive à vos appelants. Optez pour un numéro d’appel qui correspond à l’image de votre entreprise et à vos objectifs en matière de service client. Vous pouvez choisir parmi différentes options telles qu’un numéro géographique avec un préfixe régional, un numéro national ou même plusieurs numéros pour différentes situations.
Guidez efficacement vos appelants grâce à une arborescence personnalisée
Une arborescence personnalisée bien conçue est essentielle pour orienter vos appelants et qualifier leurs appels. Utilisez les touches du téléphone ou la reconnaissance vocale pour permettre à vos clients de faire leurs choix parmi les options disponibles. Créez un « call flow » qui correspond à vos besoins spécifiques, avec des pages vocales dédiées à chaque étape, de l’accueil initial à la présentation d’un menu interactif.
Offrez une expérience client fluide et efficace
En optimisant votre accueil téléphonique avec un SVI, vous offrez à vos clients une expérience fluide et efficace. Les appelants sont rapidement orientés vers les bonnes ressources, ce qui réduit le temps d’attente et améliore leur satisfaction. De plus, un SVI disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 assure une disponibilité constante, même en dehors des heures de bureau, ce qui renforce la réactivité de votre entreprise.
Comment fonctionne un serveur vocal interactif ?
Un serveur vocal interactif détecte et reconnaît les mots-clés énoncés par l’appelant, grâce à la reconnaissance vocale. Ces mots-clés sont préalablement définis par l’entreprise. Une fois que l’appel est reçu, le SVI entre en action et propose différentes options au correspondant.
Le correspondant peut choisir une option en appuyant sur une touche du téléphone, par exemple, en tapant 1 pour entrer en contact avec un conseiller.
Il peut également utiliser la reconnaissance vocale en disant, par exemple, « Dites 1 pour entrer en contact avec un conseiller ». En fonction de l’option sélectionnée, une technologie telle que la tonalité DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency) pour la pression des touches peut être utilisée pour orienter l’interlocuteur vers le résultat souhaité.
Avant cela, l’entreprise configure les menus et sous-menus du SVI afin de créer des scénarios de navigation et de permettre au correspondant d’obtenir les bonnes informations.
Ainsi, grâce à un SVI bien configuré, l’entreprise peut offrir à ses appelants une expérience interactive et personnalisée, en les guidant efficacement vers les informations ou les services recherchés.