Comment mettre entre place son accueil d’entreprise ?

L’accueil est primordial au sein d’une entreprise. Il s’agit généralement du premier contact avec les clients ou les clients potentiels, mais également les prospects et les fournisseurs. Soigner l’accueil est indispensable pour véhiculer une image de qualité auprès de ces personnes.

Cette attention passe naturellement par le hall d’accueil de l’entreprise et de ses succursales, mais également par l’accueil téléphonique.

Soigner l’accueil physique

Quand une personne extérieure à l’entreprise entre dans l’entreprise, elle passe par l’accueil, généralement appelé hall d’accueil.

L’aménagement du hall ne doit pas être réalisé de façon hasardeuse. Au contraire, il est impératif de proposer un hall en lien avec l’image et la culture de l’entreprise. L’intérêt étant de créer une ambiance que ce soit à travers la disposition des éléments, les objets de décoration, les éléments d’attente (fauteuils, catalogues…), la lumière, les couleurs, le bruit, voire l’odeur. En jouant positivement sur les sens des visiteurs, on exerce une partie de la séduction. Nous recommandons de passer par un agenceur d’espace pour mettre en place l’aménagement de votre hall d’accueil.

Ensuite, l’accueil d’une entreprise repose aussi sur le personnel responsable de cet accueil. Ici, il faut prendre en compte le langage, la politesse, le code vestimentaire, la coiffure, le visage (sourire…). Il faut montrer au visiteur qu’on est disponible et à son écoute.

Soigner l’accueil téléphonique

Toute entreprise se doit d’avoir un service téléphonique, ou du moins de pouvoir être contactée par téléphone. Définir un accueil téléphonique professionnel repose sur différents aspects et différents enjeux :

  • Le temps : l’appelant ne doit pas patienter trop longtemps, ou du moins ne doit pas trop ressentir cette attente. Outre la musique d’attente, il est recommandé de fournir un délai et de revenir vers la personne pour lui dire qu’elle sera bientôt prise en charge.
  • La qualité de l’interlocuteur : voix, politesse, bonne humeur, écoute.
  • La qualité de l’information : l’appelant doit pouvoir être mis rapidement en relation avec la personne susceptible de répondre à ses besoins si le premier interlocuteur n’est pas suffisant. Ce dernier peut lui-même aller chercher l’information.

Notez qu’il est possible de passer par des messages enregistrés pour diriger l’appelant vers le bon service avant qu’il puisse s’adresser à un interlocuteur adapté.